Технические средства организации совместной работы

Для организации совместной работы давно существует множество технических средств, которые позволяют сделать ее более удобной и решить ряд проблем, которые возникают при отсутствии общей точки взаимодействия. Прежде всего это проблемы удобного доступа участников к результатам работы и обсуждениям друг друга; и хранения этого всего таким образом, чтобы можно было легко посмотреть прошлые события.

Тем не менее, эти средства (по крайней мере у нас) применяются в основном крупными компаниями, где без них работать было бы вовсе проблематично. А некоторые из них используют почти исключительно ИТ-специалисты, хотя в других областях их вполне можно применять. Здесь я попытался показать эти средства и их возможности понятным неспециалисту языком.

Списки рассылки

Исторически первое средство, но все еще не потеряло своей актуальности. Идея в том, что за некий адрес электронной почты отвечает программа, которая обеспечивает управление подпиской и рассылку писем всем участникам.

Тот, кто желает подписаться, отправляет на ее адрес (например, developers@verycoolproject.org) письмо с командой подписки (обычно subscribe). В любой момент он может таким же образом отказаться от своей подписки. Все письма, отправленные на этот адрес, автоматически пересылаются всем подписавшимся. Существуют средства для создания архивов списка рассылки.

Пример архива списка рассылки на mail-archive.com:

Важно то, что для отправки письма всем участникам вовсе не нужно знать адреса их всех.

Одной из самых распространенных программ для организации списков рассылки является Mailman.

Системы коллективной работы (Groupware)

У этих систем уже существенно большая функциональность. Обычно они содержат:

• Возможность обмена сообщениями между участниками;
• Хранение и обмен файлами;
• Планирование событий с привязкой к календарю;
• Составление расписания участников и поиск свободного времени в нем;
• Разграничение прав доступа участников;

Это весьма широкий класс программ, и функциональность может сильно различаться. Какие-то из них могут включать онлайн-редактор документов (Feng Office, Google Apps), собственный почтовый сервер (например, Zimbra Collaboration Suite и Microsoft Exchange), сервер обмена мгновенными сообщениями (Novell GroupWise), или иметь вовсе необозримый набор функций (IBM LotusNotes).

Календарь с назначенным событием в Feng Office:

Некоторые программы этого типа:

• Zimbra Collaboration Suite
• Feng Office
• eGroupWare

Системы контроля версий

Применяются почти исключительно разработчиками программ, а жаль. Идея их в том, что все файлы проекта лежат в одном общем хранилище. Тот, кто хочет поработать с одним или несколькими файлами получает из хранилища их рабочие копии, как-то их модифицирует и возвращает обратно в хранилище. При этом новые файлы не заменяют собой старые, а записываются как их новые версии.

В итоге приобретаются следующие возможности:

• Просмотреть файл в том виде, в каком он был, например, неделю назад;
• Откатить изменения, если они оказались неудачными;
• Избежать конфликта, если несколько участников изменяли в файле одно и то же;
• Создавать различные ветки проекта или соединять несколько веток в одну;
• Предоставить доступ всем участникам к самым свежим изменениями друг друга;
• Минимизировать вред от случайного удаления или повреждения файлов на компьютере каждого участника;

Правда здесь есть некоторая тонкость. Системы контроля версий создавались для управления исходным кодом программ, который представляет собой простые текстовые файлы. Поэтому наиболее эффективно они работают именно с такими файлами. Например, при создании новой версии текстового файла в хранилище он помещается не целиком, а только то, что менялось с предыдущей версии. Кроме того, можно получить не весь файл, а только изменения в нем.

С двоичными файлами, какими являются большинство документов офисных пакетов, изображения, звукозаписи и многое другое они работают не так эффективно, но все же работают.

Распространенные системы контроля версий:

• Subversion
• Git
• Mercurial

Системы отслеживания ошибок

Они тоже пришли из разработки программ, и используются там для координации работы по исправлению ошибок. Тем не менее, слово «ошибка» можно смело заменить на «проблема». Суть их в том, что один человек создает запись о проблеме (например, «Не работает функция X»). Он пишет ее описание, указывает где конкретно она возникает (файл, программа или ее часть или что-то подобное) и указывает ее срочность (обычно в стиле «Пожелание», «Незначительная проблема», «Серьезная проблема», «Критическая проблема»).

После этого решение проблемы может быть назначено кому-то из участников. По мере работы над проблемой возможно ее обсуждение и выставление статуса (например, «Решена»).

Некоторые из систем отслеживания ошибок:

• Trac
• Bugzilla
• Mantis

Wiki

Не относятся к коллективной работе напрямую, однако могут быть полезны для создания различных баз знаний. Суть пояснять, полагаю, не нужно, такие проекты как Википедия видели все. Просто удобное редактирование страниц, отнесение их к категориям и просмотр истории изменений.

Главное о чем нужно сказать, что используемое в том числе википедией программной обеспечение является свободным, и установить его у себя может каждый желающий.

Некоторые wiki-движки:

• MediaWiki
• DokuWiki
• MoinMoin

Заключение

Я очень надеюсь, что пользователи поймут, что столь привычные ИТ-специалистам инструменты весьма удобны и полезны, и тоже начнут их использовать.